Cómo enviar un email formal y eficiente para una empresa y en su representación
¿No sabes cómo enviar un email formal para una empresa o representando a la misma, pero necesitas hacerlo con urgencia? No sucumbas ante la desesperación.
A todos nos toca en algún momento enviar un correo electrónico formal a alguna empresa o cómo parte de ella. En la gran mayoría de los casos, para enviar nuestro currículum vitae; aunque esto no se limita a este único motivo.
Sea por un reclamo, recomendación, prestación de servicio u otro asunto, es importante saber cómo presentar nuestro correo. Por ello, te mostramos una serie de indicaciones para seguir en los casos más comunes.
Correo electrónico formal dirigido a una empresa – Elementos básicos
Se tiene que admitir que el internet ha cosechado una forma “informal” de comunicarse. Con esto nos referimos a las abreviaturas, emojis, términos populares urbanos, y mucho más.
Sin embargo, todo esto se debe dejar de lado a la hora de escribir un correo electrónico formal. Sobre todo, si va dirigido a alguna empresa o corporación.
Para cumplir con la redacción correcta de este tipo de correos, debes hacer lo siguiente:
1) Agregar siempre algo al campo de Asunto en el correo electrónico
No agregar un Asunto es un error que debes evitar a toda costa al mandar un email formal a una empresa. Quizás te pueda parecer poco importante o al menos, no tan determinante; pero es todo lo contrario.
Lo creas o no, los receptores de estos correos pasan de leer aquellos que parecen carecer de relevancia ante sus ojos. Es importante que añadas un Asunto que logre captar su atención.
¿Y cómo puedes hacer esto? Redactando el motivo principal de tu correo en una oración corta con palabras claves.
Por ejemplo, si escribes el email para preguntar por cierta información, puedes poner en el Asunto:
“Solicitud de información”.
Es algo simple pero conciso, que sin duda llenara de intriga a la persona que posteriormente abrirá dicho correo.
2) Usar un lenguaje formal y educado de principio a fin
Tal y como si te estuvieras comunicando de forma presencial, un correo representará tu imagen ante la empresa. Tu redacción será tu carta de presentación; por ello debes llevarla a cabo con la máxima formalidad.
De ella depende mucho el que logres tu objetivo al comunicarte con la empresa.
Nunca debes tutear en un correo electrónico formal; por el contrario, siempre tendrá que hablar de usted; ello implica respeto, cortesía, y seriedad.
3) Exponer la razón del email que envías de forma sutil, pero sin rodeos
Después de agregar tus saludos cordiales e introducirte adecuadamente, preferiblemente en un párrafo aparte, escribe la razón por la que te comunicas. Esto de forma directa, pero suavizada.
Es decir; sé directo pero trata de no parecer demasiado brusco ni demandante. Ejemplo:
“Escribo el presente correo para solicitar información acerca del programa de becarios con el que cuenta su empresa. Pienso que encajo muy bien en el perfil de la persona que necesitan, y por ello estoy interesado en aplicar”.
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4) Agregar información de contacto adicional al despedirte
La persona que leerá tu correo simplemente puede contestar por el mismo medio, pero es bueno que agregues tu información de contacto adicional. Esto es de vital importancia, más que todo si escribes para realizar alguna solicitud.
Por ejemplo:
“Puede comunicarse conmigo mediante mi número telefónico [número de teléfono personal], o bien respondiendo este correo electrónico”.
5) Por último, incluir tu nombre completo
Aún si lo pusiste en el principio, o dentro del desarrollo del correo electrónico, el correo electrónico debe finalizar de igual forma con tu nombre completo. Y junto a tu nombre completo, también debes escribir tu puesto laboral; si te estás comunicando en representación de otra empresa u organización.
Ejemplo:
“Juan M. Mendoza Ramírez.
Asistente de ventas de Repuestos SDM.”
Cómo redactar un correo desde y para una empresa – Guía para diversos casos
Sabemos que redactar un correo formal dirigido a una empresa puede resultar bastante intimidante. Y puede ser aún más difícil redactar un correo en representación de una empresa.
Por esa razón, te mostramos varios ejemplos para las situaciones más comunes y frecuentes en las que las personas deben hacerlo.
Cómo redactar un correo de presentacion de empresa
Enviar un correo de presentación es como enviar una propuesta de servicios. Si en la empresa donde trabajas formas parte del equipo de ventas o si te encuentras canalizando nuevos clientes para tu emprendimiento, te tocará enviar muchos de estos.
Los correos de presentación, como su nombre lo indica, sirve para introducir o promocionar un proyecto o servicio. La idea es resaltar las virtudes de este y dejar en claro la disposición para con la empresa a la que se envía.
Al enviar un correo formal de presentación debes:
- Hacer una selección adecuada de empresas destinatarias.
Lo más lógico es que envíes una presentación de tu proyecto o servicio únicamente a empresas a las cuales le pueda interesar o beneficiar en algún aspecto.
Para esto tendrás que realizar una investigación acerca de las necesidades e intereses de cada empresa. No te resultará de nada enviar dicho correo a empresas al azar. De hecho, puede ser perjudicial, porque corres el riesgo de que parezca spam.
- Desarrollar el mensaje dentro del correo de manera de que este resulte atractivo e interesante.
El correo de presentación será como la portada de un libro que te representa, a ti, o a lo tú estás representando.
¿Alguna vez has pasado de leer un libro solo porque las primeras líneas no te parecieron lo suficientemente entretenidas?
Igual puede suceder con tu email; por ello es importante que lo redactes adecuadamente, para que envuelva al lector. Es importante que no luzca como un correo de ventas, sino como si presentarás un “solución” a sus problemas.
- Ir al grano y no dar vueltas por demás.
Preséntate; a ti, a lo que vendas o representes, resaltando los aspectos y virtudes más importantes y determinantes. Pero ojo: no te extiendas más de la cuenta, ni profundices demasiado en temas que puedan parecer habladurías. Ofrece un beneficio claro.
- Hacer una llamada a la acción eficiente.
Otro punto importante es que incluyas información útil para el cliente, que en este caso vendría siendo la empresa destinataria del email. Es decir, no solo hables de todo lo que se puede beneficiar, también deja claro cuál es el siguiente paso a dar.
- Optimizar la redacción para trabajar con un solo mensaje.
Como dijimos al comienzo del apartado, sobre todo si trabajas en ventas, tendrás que enviar muchos correos de este tipo. Así que, ¿porque no hacer más productivo tu trabajo?
Si redactas tu correo de forma generalizada, pero manteniendo la “cercanía”, podrás enviarlo a varias empresas a la vez, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Correo de presentacion de empresa – Ejemplo
Cómo redactar un correo para enviar un currículum a una empresa
Hoy en día, enviar un currículum por correo electrónico es muy común. Si su objetivo es destacar y que los reclutadores lean su currículum, debe enviar su correo electrónico de la manera correcta.
¿Cómo puedes hacer esto? Guiándote por los pasos descritos a continuación:
- Primeramente ofrecer saludos cordiales.
Empieza tu correo electrónico saludando al reclutador. Si sabes su nombre o el de la empresa, puedes mencionarlo, si no lo sabes, no hay ningún problema, solo proceda con el saludo.
- Presentarte de forma breve.
Preséntate mencionando tu nombre, puesto profesional actual y vacante para la que estás solicitando. Es bueno mencionar cómo se enteró de la vacante y si fuiste referido por alguien de dentro de la empresa.
- Destacar tus cualificaciones.
Es en esta parte donde, muy brevemente, demostrarás que eres competente para la vacante. Menciona las cualificaciones que tienes, que se relacionen bien con las que solicita la vacante en cuestión.
Vale la pena mencionar las experiencias, el tiempo profesional y los títulos académicos. Pero, no tienes que emocionarte demasiado, ¿vale?
Las aptitudes deben colocarse de forma directa y resumida. Algo para que el reclutador se sienta motivado para analizar tu currículum.
- Hacer mención de la empresa.
Sutilmente, puedes demostrar que tienes conocimiento de la empresa que ofrece la vacante.
Puedes mencionar lo que te gusta de la empresa y algunas de tus motivaciones para querer trabajar en ella ¡Pero no es para exagerar! Recuerda la palabra sutileza.
- Por último, gracias y adiós.
Indica que tu currículum se adjunta y da las gracias por la oportunidad de solicitar la vacante. Demuestra tus expectativas de un contacto futuro, despídete y deja información de contacto.
Importante: nunca adjuntes al correo electrónico un currículum guardado en un formato de archivo editable. Lo ideal es enviar el CV en formato PDF.
Correo para enviar un currículum a una empresa – Ejemplo
Cómo redactar un correo dirigido a una empresa para realizar un reclamo
Ciertamente has estado en situaciones en las que sentiste la necesidad de quejarte de un bien defectuoso o de un servicio mal ejecutado. Escribir una buena carta de queja tiene como objetivo exponer un caso específico en el que sientes que tus derechos han sido violados o no han sido tomados en cuenta.
Además, también sirve como documento de apoyo para formalizar la queja, en caso de que necesites continuar con los procedimientos legales.
Para redactar un reclamo por correo electrónico tienes que:
- Indicar los nombres de las partes interesadas.
Introduce tu nombre y el nombre de la empresa, así como sus direcciones completas y otros contactos que puedas considerar útiles para este fin.
- Describir la situación de una manera clara y detallada.
Trata de describir la situación de la mejor manera posible, para su buen entendimiento. Si es necesario, pide a otra persona que lea tu mail, para asegurarse de que el contenido se percibe bien.
- Exponer tus opciones alternativas.
Agrega las acciones que tomarías en el caso de que la empresa no resuelva la situación de la que te estás quejando. Pero, recuerda hacerlo siempre con respeto, sin ser insultante.
- Redactar específicamente una petición de respuesta.
Describe de forma clara la solución que esperas. De lo contrario, tu carta de queja puede interpretarse solo como un comunicado y no como un intento de resolver el problema.
- Adjuntar todos los documentos necesarios.
Por último, adjunta al correo electrónico aquellos documentos que consideres relevantes para demostrar tu situación. Sobre todo, que contribuyan a ayudar a comprender mejor el tema.
Correo para realizar un reclamo – Ejemplo
Cómo redactar un correo para informar algo a un cliente
Este tipo de email es de los más comunes cuando trabajamos en una oficina o tenemos un negocio propio. ¿Por qué? Bueno, mantener la comunicación es algo fundamental en la relación empresa-cliente, sobre todo porque hay intereses de por medio.
En teoría, redactar un correo electrónico con el fin de informar algo debería ser algo sencillo. Y lo es, solo que existen ciertos detalles a tomar en cuenta, los cuales pueden ser muy determinantes.
Además, puede que te toque informar toda clase de cosas, buenas y malas, y te debes preparar para ambos casos.
Al redactar un email para informar algo debes:
- Confirmar la recepción del correo electrónico del cliente, en el caso de que haya contactado primero a la empresa.
Es importante hacerlo, aunque el hecho de que el email haya sido recibido sea algo obvio. Si lo haces, el cliente se sentirá atendido.
Esto aplica para los casos en los que no puedes solucionar la situación que te escribieron de forma inmediata. Por ejemplo; algún reembolso, errores en la entrega a domicilio, entre otras.
- Mantener el respeto.
Específicamente nos referimos a mantener el respeto en todo caso. Incluso cuando aquello que se informa no es estrictamente algo positivo.
Por ejemplo, si lo que se informa es el pronto vencimiento de una deuda, jamás se debe “maltratar” al destinatario. Es posible ser firme, pero respetuoso al mismo tiempo.
Recuerda que toda empresa se debe caracterizar por la ética y diplomacia en todas sus acciones.
- Brindar una explicación, si es necesario.
Si informas alguna eventualidad en los servicios que tu empresa ofrece, el deber ser es que digas un por qué.
Por ejemplo; si una empresa de electricidad informa un apagón programado, debe también aclarar la razón de este.
- Hacer una llamada a la acción.
Digamos que hacerlo no es nada difícil, porque al redactar el correo te saldrá genuinamente.
¿Informas rebajas? Invitar a comprar ¿Informas el vencimiento de una tarjeta de crédito? Recalca que se debe cancelar lo más pronto posible la deuda.
- Hacer hincapié en el compromiso de la empresa con el cliente.
No es sumamente obligatorio, pero agregar un recordatorio del compromiso que tiene la empresa con el cliente refuerza su confiabilidad. Es como asegurarle al cliente que la empresa siempre estará dispuesta a brindar su servicio, pase lo que pase.
Correo para informar algo a un cliente – Ejemplo
Cómo redactar un correo para enviar una cotización desde una empresa
Enviar un presupuesto es un paso que se antepone al de enviar una propuesta. Después de todo, es el momento en el que los clientes comparan los presupuestos de varios proveedores potenciales.
Por esta razón, más que simplemente mandar el presupuesto, es importante saber cómo redactar el correo electrónico de manera que sea realmente convincente.
Para hacerlo tienes que:
- Escribir una breve presentación que valore tu negocio.
Si se trata de un cliente recurrente, este paso es prescindible. Pero, si estás tratando con un nuevo cliente, este paso es obligatorio. Y por mucho que ya conozca acerca de la empresa, siempre debes reforzar las ganancias que el cliente puede tener con esta.
Vale la pena destacar un punto crucial: la presentación debe ser breve. Hablar de más está fuera de cuestión.
- Describir los productos o los servicios de una manera clara y objetiva.
La transparencia es uno de los pilares de una buena negociación. Sin esto, pones en riesgo tu relación con el cliente y pierdes la oportunidad de aumentar tu cartera de clientes.
Por lo tanto, preocúpate por crear una descripción completa de sus productos y servicios. No olvides ningún punto o condición diferente que deba evidenciarse.
Por lo tanto, evita futuras preguntas y cargos innecesarios que puedan retrasar su proceso de venta.
- Insertar una tabla de valores legible.
Ponte en la piel de tu cliente. Debe estar recibiendo varios presupuestos. Si encuentras un correo electrónico de presupuesto con una tabla de valores que es difícil de entender, probablemente pasarás a la siguiente.
Por lo tanto, esfuérzate por armar una tabla de valores legible y fácil de entender que contenga:
- El precio de cada producto (o servicio) por unidad.
- Identificación de cada artículo;
- Breve descripción de los productos y servicios.
Además, debe informar de cualquier tipo de gasto adicional que pueda tener el cliente. ¿Recuerdas lo que dijimos antes? La transparencia es esencial para no tomar al cliente por sorpresa y dañar su negociación.
- Informar de la fecha de caducidad del presupuesto.
No tiene sentido saber cómo escribir un correo electrónico de presupuesto si no introduces el período de validez de dicho presupuesto.
Sin la señalización de esta fecha de caducidad, todo lo que hayas construido con el cliente se puede poner a prueba.
Por lo tanto, en el correo electrónico, informa la fecha de caducidad del presupuesto y muéstralo con un color de resaltado o en mayúsculas. Este consejo evitará la confusión y preservará su relación con el cliente.
- Programar un seguimiento.
Después de escribir el correo electrónico de presupuesto y enviarlo al cliente, ¿qué harás?
Ya sea una visita, una llamada o un nuevo correo electrónico, recuérdale al cliente cuál es el siguiente paso para continuar la negociación. No programar un seguimiento apunta a la falta de profesionalidad del vendedor.
En vista de esto, incluso si se trata de recopilar comentarios positivos o negativos sobre el presupuesto, programe un seguimiento con el cliente.
Correo para enviar una cotización desde una empresa – Ejemplo
Plataformas de correo electrónico de uso empresarial y personal
Los proveedores de correo electrónico son suelen ser un problema para las empresas, ya que muchas cuentan con dominios o cuentas empresariales. En su caso, son la mejor manera de encomendar estas misivas digitales, contando con:
- Zoho Mail
- HubSpot
- Protonmail
- org
¿Y qué pasa con los clientes y particulares que se buscan comunicar con estas empresas? En su caso, deben confiar en las plataformas de correo tradicionales, siendo las más importantes:
- Gmail
- Outlook
- Yahoo Mail
- GMX Mail
- Outlook
Preguntas frecuentes
¿Se puede usar un lenguaje informal al redactar un correo electrónico dirigido a una empresa?
No. Si quieres dar una impresión seria de ti o de la empresa que representas siempre debes usar un leguaje formal y educado al redactar tus emails.
¿Para enviar un correo electrónico en representación de una empresa debo contar con un dominio propio?
Una dirección de correo electrónico con dominio propio ayudará mucho a que la empresa se vea más profesional. Sin embargo, no es sumamente necesario. Todo depende de la empresa en la que trabajas.
¿Se puede saber cuándo una empresa ya ha leído el correo electrónico que le he enviado?
Sí, es posible saber cuándo una empresa ya ha leído el correo electrónico que le has enviado. Para saber más al respecto, la clave está en saber enviar mensajes en Gmail con acuse de recibo.
¿Puedo enviar un email formal desde mi correo electrónico personal?
Sí, no hay problema. Pero cuida que tu dirección no contenga ninguna palabra obscena ni algún apodo; así como que tu foto de perfil no sea inapropiada.
¿Puedo comunicarme con una empresa por otro medio que no sea correo electrónico?
A pesar de que este artículo te mostramos como enviar un email formal para una empresa, hoy en día tienes muchas otras herramientas para comunicarte con una.
Muchas empresas agregan WhatsApp, Instagram, Telegram y otras redes sociales como información de contacto. Sin embargo, saber cómo enviar un email formal para una empresa o en su representación es la mejor manera de concluir el proceso.
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